De vraag of een e-mail rechtsgeldig is, blijft maar terugkomen. Dit komt waarschijnlijk omdat er geen handtekening onder staat. Kan je ondanks het gemis van een handtekening per e-mail een opdracht verstrekken of accepteren, kan je algemene voorwaarden per e-mail ter hand stellen, kan je akkoord gaan met een voorstel etc. etc.?
De handtekening
Ons rechtstelsel kent niet het vereiste van een handtekening voor bijvoorbeeld het tot stand komen van een overeenkomst of het akkoord gaan met een voorstel. Ons rechtstelsel vereist daarvoor alleen een verklaring. De zin van een handtekening onder bijvoorbeeld een contract is doorgaans dat daarmee is te bewijzen dat de betreffende partij met de inhoud instemt. Indien een partij ontkent dat het zijn handtekening is, zal de andere partij moeten bewijzen dat dat wel het geval is. Dat is een lastige opgave.
Vormvrij
Behalve enige bij wet geregelde uitzonderingen kunnen verklaringen en mededelingen in iedere vorm geschieden of uit gedragingen blijken. Het doen van bijvoorbeeld een aanbod is een verklaring, net als het accepteren daarvan en kan gewoon per e-mail geschieden. Dat daaronder geen handtekening staat maakt normaal gesproken niet zoveel uit. Verklaart u iets namens een bedrijf, gebruik dan bij voorkeur het e-mail adres van dat bedrijf.
Ontkenning verklaring
Het wordt anders wanneer de ontvanger zich op een verklaring van de afzender beroept (bijvoorbeeld een akkoord op een offerte), maar de afzender ontkent dat die e-mail van hem is. In dat geval zal de rechter moeten beoordelen wat geloofwaardiger is. De e-mail of de ontkenning. Daarbij zal hij alle omstandigheden van het geval moeten betrekken. In deze situatie zou een handtekening dus uitkomst bieden. Dat is ook de reden dat de elektronische handtekening in opmars is.
E-mail nooit ontvangen?
Andersom is het wanneer de afzender per e-mail iets verklaart, bijvoorbeeld door een factuur te versturen, en de ontvanger betwist deze te hebben ontvangen. In dat geval heeft de afzender de lastige opgave om te bewijzen dat de ontvanger die wel degelijk heeft ontvangen. Een reply van de ontvanger biedt dan zeker uitkomst.
Elektronische handtekening?
Om de authenticiteit van een verklaring te verhogen is de elektronische handtekening in opmars. Deels vergelijkbaar hiermee is wellicht de aangetekende e-mail. Dit zal slechts volledig soelaas bieden wanneer de afzender kan bewijzen dat de ontvanger deze daadwerkelijk heeft ontvangen.
Conclusie
De e-mail is zondermeer geschikt voor het zakelijke verkeer, het maken van afspraken, het sluiten van overeenkomsten, het ter hand stellen van algemene voorwaarden etc. De niet evidente authenticiteit en het gebrek aan bewijs van ontvangst kan wel voor problemen zorgen. Het verdient daarom de aanbeveling om met zakelijke e-mailadressen te werken en om van belangrijke mededelingen te vragen of de ontvanger even met een enkel woord de goede ontvangst ervan kan bevestigen. Wilt u meer zekerheid, mail dan uw verklaring als pdf met een handtekening erin of gebruik een digitale handtekening.
Door mr. ing. F.H.G. (Frank) Meijers MBA
Gerechtelijk deskundige advocaat /
partner bij Flexadvocaten, partner van FHI
