Een effectief documentmanagement- en incidentmanagement systeem voor meer structuur en overzicht!

Het Vitens Laboratorium is één van de grootste en meest geavanceerde drinkwater- laboratoria van Europa. Hier worden dagelijks zo’n 500 monsters verwerkt en 600 analyses gedaan op meer dan 2300 componenten. Een documentmanagement- en incident management systeem kunnen hierbij niet ontbreken. Mathilda Rijpma van Vitens vertelt graag over hun ervaring tot nu toe en de meerwaarde die het systeem van Infoland de organisatie biedt.

Meer structuur en overzicht!
In 2017 maakte Vitens de keuze voor het documentmanagement systeem van Infoland waarmee men het laboratorium in staat stelde om kwaliteitsdocumenten (zoals voorschriften en forumlieren) digitaal te beheren. Het laboratorium had toentertijd alle documenten in een ander systeem ondergebracht, waardoor het beheer op documenten erg omslachtig en tijdrovend was. Een accreditatie zette daarbij ook enige druk op de ketel. Daarnaast heerste er binnen het Vitens Laboratorium ook enige onvrede over de manier van klachtenafhandeling en het melden van afwijkingen.

De meerwaarde van een eenvoudig systeem
Mathilda: ‘’De introductie van het documentmanagement systeem heeft uiteindelijk geleid tot een reductie van het aantal administratieve taken, die met name betrekking hebben op de kwaliteitszorg en de beheersing (versiebeheer) van deze kwaliteitsdocumenten. Wanneer voorschriften wijzigen, zijn de bijbehorende taken nu beter verdeeld en geborgd onder de experts. Bovendien kan men bij wijzigingen in voorschriften leesbevestigingen van analisten effectiever managen en kunnen deze ten opzichte van vorige versies inzichtelijker worden gemaakt. Een ander pluspunt is het feit dat kwaliteitsdocumenten nu digitaal worden benaderd. Hiermee kan de mogelijkheid om nog meer papierloos te werken in de organisatie verder worden uitgebreid.’’

Optimalisatie van het melden en afhandelen van meldingen
Naast documentmanagement is Vitens ook aan de slag gegaan met incidentmanagement waarbij klachten en afwijkingen eenvoudig, snel en concreet vastgelegd kunnen worden. Hiermee wil het Vitens Laboratorium ervoor zorgen dat de manier van melden én het afhandelen van meldingen wordt verbeterd. Aangezien er zo meer overzicht is en de klachten altijd inzichtelijk zijn voor de melder, profiteert uiteindelijk ook de klant van deze optimalisatie.

Dankzij de inzet van een slim systeem heeft het Vitens Laboratorium meer overzicht en inzicht in documentbeheer en meldingen. Ben je benieuwd hoe Medlon, leverancier van medische laboratoriumdiagnostiek, werkt aan haar accreditatie en het behalen van normen? Tom, Kwaliteitsfunctionaris bij Medlon, vertelt het je graag tijdens LabAutomation!