Apparatuurbeheer in het lab: van papieren dossier naar cloud gebaseerde applicatie

BCCM/LMG is een bacteriecultuurcollectie met ruim 26.000 gekarakteriseerde stammen. Voor het verwerkingsproces van de ontvangen bacteriën gebruikt het laboratorium  -verbonden aan Labo Microbiologie, faculteit Wetenschappen, Universiteit Gent- meer dan 250 apparaten. Jindrich Peiren, Technology Manager bij BCCM/LMG, heeft met behulp van Microsoft SharePoint en PowerApps een cloud gebaseerde applicatie geïmplementeerd voor het raadplegen van cruciale informatie van laboratoriumapparaten.

BCCM/LMG heeft ongeveer 250 actieve laboratoriumapparaten, elk met een uniek identificatienummer. Tot 2015 werd voor elk nummer een papieren dossier opgemaakt waar informatie over het apparaat en het onderhoud ervan werd bijgehouden. “Samen met een handleiding werd er een hard copy document aan het dossier toegevoegd waarop de levensloop van het apparaat manueel werd bijgehouden, zoals onderhoud, kalibraties en defecten. We hadden toen bijvoorbeeld ook een onderhoudsplanner bestaande uit aan elkaar geplakte A4tjes aan de muur hangen waar het tijdstip van het uitgevoerde onderhoud of kalibratie met balpen op aangeduid werd. De details van deze actie werden dan neergeschreven in het papieren dossier. Een ontzettend gedecentraliseerd en arbeidsintensief systeem.”

Van papier naar digitaal

In 2015 begon Peiren met de overgang van het papieren archief naar een digitale database met behulp van Microsoft Access. “Alle informatie kwam toen in de database terecht. In de daaropvolgende jaren hebben we het systeem verder uitgebreid en nieuwe applicaties en automatiseringen geïmplementeerd. Ik zat alleen nog met het probleem van de labels op de apparaten. Elk apparaat heeft een identificatielabel waarop staat wie er verantwoordelijk voor is. Als een medewerker vertrok of een verantwoordelijkheid wijzigde, moesten de labels handmatig worden vervangen. Daarnaast was het niet gebruiksvriendelijk: het label had geen directe link met de documentatie van het apparaat. Als je naast het apparaat stond en iets in de handleiding wilde opzoeken, moest je eerst uitzoeken waar de handleiding was, soms bij het apparaat, maar meestal in het papieren dossier met heel wat heen en weer geloop tot gevolg."

SharePoint

In 2014 werd bij de Universiteit Gent, waaraan BCCM/LMG is verbonden, SharePoint geïntroduceerd. “SharePoint werd in 2017 binnen ons laboratorium in eerste instantie als documentbeheersysteem gebruikt. Twee jaar terug is UGent overgestapt van SharePoint 2.0 naar SharePoint Online als onderdeel van M365. Met de online versie kwam er ook een tool genaamd PowerApps Zo kreeg ik het idee om alle apparaten te voorzien van een label met QR-code. Als je de code scant met een mobiel toestel, kom je op een applicatie terecht met cruciale informatie over dat apparaat en word je doorverwezen naar de SharePoint site achter de app voor bijbehorende documenten, zoals de handleiding.”

Na enkele IT-technische obstakels werd de cloud gebaseerde applicatie in juni 2023 gelanceerd binnen BCCM/LMG. “Het grootste voordeel is dat we alle informatie centraal vanuit de databank kunnen beheren. Je hoeft niets meer op verschillende plekken of op het apparaat zelf te wijzigen. We hoeven bijvoorbeeld geen labels meer te vervangen op de apparaten.” En de reacties zijn positief. “Het scannen van de QR code geeft je meteen de nodige informatie over het toestel. Het is bovendien erg fijn als je een labo-tour doet, om te controleren of alle data klopt. Met de smartphone of tablet in de hand toont de applicatie een lijst van alle actieve apparaten en daar kun je doorheen scrollen, zoeken of filteren”, legt Peiren uit.

Inspiratie

Naast een efficiëntere werking binnen het laboratorium van BCCM/LMG is het ook de bedoeling om andere laboratoria en diensten binnen de Universiteit Gent te inspireren om hiermee aan de slag te gaan. “We zijn zo’n grote instelling, het zal even duren voordat een soortgelijke applicatie binnen de hele universiteit uitgerold kan worden. Maar het kan een inspiratie zijn voor kleinere laboratoria, die niet over de grootste budgetten beschikken, om hier zelf mee aan de slag te gaan. Een eerste stap is alvast gezet.”