Het lean laboratorium is meer dan een trend

We horen de term ‘lean laboratorium’ steeds vaker langskomen en de wens om efficiënter te werken is groot. Maar de lean-methode is meer dan een trend. Geanne Sterenberg van het UMC Utrecht legt uit dat lean geen korte-termijn-fix is, maar een cultuurverandering. Als Senior Expert Continu Verbeteren houdt zij zich bezig met het optimaliseren van de processen binnen het ziekenhuis op het gebied van zorg, onderwijs en onderzoek.

De lean-methode wordt al sinds de jaren vijftig toegepast in de industrie en vindt zijn oorsprong bij het Japanse Toyota. Geanne vertelt dat deze methodiek uitermate geschikt is voor een ziekenhuisomgeving: “Volgens de lean-filosofie bekijk je het proces vanuit het perspectief van de eindgebruiker. De eindgebruiker kan een klant of een patiënt zijn, maar ook een collega. Juist omdat je in het ziekenhuis met mensen werkt, is het belangrijk om altijd die eindgebruiker in gedachte te houden.”

Vijf basisprincipes

Wanneer je met de lean-methode aan de slag gaat, bepaal je eerst wat de waarde is voor de eindgebruiker. Bedenk met welk proces je bezig bent en hoe dit bijdraagt aan de klant of patiënt. Vervolgens stel je vast wat je doet om deze waarde te creëren. Als je het proces in kaart hebt gebracht, identificeer en elimineer je zogenoemde ‘verspillingen’. Dit zijn handelingen in je proces die geen waarde toevoegen voor de klant. Denk hierbij aan wachttijden of voorraad. In de volgende stap pas je het proces aan en richt je deze in op ‘pull’. Dit betekent dat je pas begint als er een klantvraag is. Tenslotte blijf je het proces continu verbeteren en streef je naar perfectie: “De aanbeveling is om het proces te blijven verbeteren omdat de omgeving ook continu veranderd. Wetgeving en technieken veranderen, maar ook de klant en de klantwens kan veranderen. Zo zien we tegenwoordig dat duurzaamheid steeds belangrijker is.”

De vijf basisprincipes van de lean-methode:

1. Bepaal de waarde voor je klant
2. Bepaal hoe deze waarde tot stand komt in je processen
3. Identificeer en elimineer verspilling
4. Richt je proces in op pull
5. Streef naar perfectie, blijf continu verbeteren

Meer werkplezier

De lean-methode wordt nog weleens in verband gebracht met het besparen van fte’s. Maar Geanne legt uit dat dit geen kostenbesparingsmethode is: “Het is een misverstand dat lean om kostenbesparing draait. Het doel is om waarde te creëren voor de eindgebruiker. Dit heeft kostenbesparing tot gevolg omdat je verspillingen elimineert, maar dat is niet het doel. Wanneer je de focus legt op kostenbesparing, dan gaat de kwaliteit naar beneden. Als je focust op kwaliteit, dan gaan de kosten naar beneden.”

Naast de verbeterde kwaliteit voor de eindgebruiker levert deze methode de medewerkers zelf ook wat op: “Werken volgens de lean-methode kan veel werkplezier geven. Het is niet de taak van de leidinggevenden of directie om processen te verbeteren, maar deze verantwoordelijkheid ligt bij de medewerker zelf. Dit is een cultuuromslag en vraagt van leidinggevenden om een meer coachende en faciliterende rol. Daarnaast geeft werken met lean veel meer duidelijkheid en overzicht. De werkprocessen en verwachtingen zijn duidelijker.”

“Wanneer je de focus legt op kostenbesparing, dan gaat de kwaliteit naar beneden. Als je focust op kwaliteit, dan gaan de kosten naar beneden.”

Uitdagingen

Deze manier van werken levert veel voordelen op, maar vraagt ook om discipline. Soms staan medewerkers niet te springen om hun werkwijze te veranderen, vooral als ze deze al langere tijd op een bepaalde manier uitvoeren. Het is daarom van belang om het samen te doen. “Als je processen in kaart brengt, zien de medewerkers zelf de effecten van activiteiten en taken op anderen”, aldus Geanne. “Verder is het belangrijk om te meten. Door bijvoorbeeld de doorlooptijd of klanttevredenheid inzichtelijk te maken, kun je laten zien wat het op kan leveren om processen te verbeteren.”

De lean-methode kan op verschillende schalen worden toegepast. Je kan op een heel hoog niveau naar al je processen kijken, of het klein toepassen in dagelijkse bezigheden. In het laboratorium is de 5S- methodiek erg succesvol. 5S is gericht op een opgeruimde werkplek om onder andere verspillingen op de werkvloer te voorkomen. In de workshop ‘De eerste stappen richting een lean laboratorium’ tijdens LabNL, gaat Geanne met de deelnemers aan de slag met de 5S methodiek. Zo kan je zelf meteen beginnen met het verbeteren van je processen.

De workshop werd gegeven tijdens LabNL 2023.