Door: Yellax Nederland B.V. Voor veel bedrijven staat standaardisatie hoog op de agenda. Als je een groep mensen vraagt of ze binnen hun organisatie een standaard hebben, krijg je vaak verrassende resultaten. Een aantal mensen steekt hun vinger op, bij anderen zien we die niet. Niet zo vreemd, want een standaard is een breed begrip. “De enige goede standaard die we kennen, zit onder een fiets” of “Onze laatst gedraaide projecten zijn onze standaard”, horen we regelmatig van projectmanagers en engineers. Herkenbaar?
Als we spreken over Industriële Automatisering, denken we al snel aan machinebouwers, system integrators en eindklanten. Eén van de uitdagingen die we in deze markt overal terugzien, is de projectdruk. Deze prevaleert in drukke tijden vaak boven het komen tot een goede standaard. Logisch gezien de enorme tijdsdruk op projecten. De projectdata is vaak incompleet bij aanvang van het project, maar op de deadline wordt wel een goede kwaliteit verwacht.
Definitie van een standaard
Een standaard wordt vaak geassocieerd met iets dat star, log en bureaucratisch is. Het woord ‘standaard’ of ‘standaardisatie’ kent veel definities. Voor de industrie zouden we een standaard kunnen definiëren als ‘erkende afspraken over producten, specificaties en documenten’. De standaard die wij voor ogen hebben, is een middel om uniformiteit te creëren. Voorbeelden hiervan zijn uniforme omschrijvingen, productdefinities, een goede tagcodering, typicals per discipline (een stuk projectdocumentatie met variabelen), artikeldata, opbouw van software en/of hardware en niet te vergeten het proces eromheen. Binnen de industrie horen we regelmatig termen als ‘bedrijfsstandaard, projectstandaard en klantstandaard’ voorbijkomen. Standaardisatie is altijd een goed idee, maar de mate van investering in een standaard verschilt. Hoeveel tijd en energie standaardisatie kost, is afhankelijk van bijvoorbeeld aantallen objecten en de opbouw van de standaard.
.
Voor- en nadelen van een goede standaard
Een goede standaard heeft veel voordelen. Hierbij denken wij aan:
Het borgen van kennis
Het tekort aan technische vakspecialisten is groot en we hebben te maken met vergrijzing binnen de technische wereld. Kennis zit in hoofden van ervaren medewerkers. Het is van groot belang deze kennis te borgen in een standaard die beschikbaar is voor andere medewerkers. Dit maakt het ook mogelijk om nieuwe collega’s sneller in te werken en extra capaciteit in te schakelen.
Kwaliteitswinst (of reductie van faalkosten)
Benamingen, typicals, documenten, rapportages en andere belangrijke zaken worden van tevoren afgestemd en vastgelegd. Bij aanvang van een project weet je vooraf het eindresultaat, ongeacht welke engineer eraan gewerkt heeft. Komt het er één keer fout uit, dan komt het er overal fout uit. Leg je het aan de voorkant goed vast, dan staat dit garant voor een goede kwaliteit en eenduidige informatie en projectdocumentatie. Uniformiteit en herkenbaarheid van documenten en benamingen leveren vaak al blije gezichten op.
Tijdwinst
Een goede standaard zorgt voor tijdwinst. Aan het begin van een project is veel beter te definiëren welke informatiebehoefte er is binnen een discipline. De engineer is bezig de data te vergaren en kan zich verder richten op specials. Doordat er minder onzekerheden zijn is ook beter te plannen. Hetzelfde aantal mensen verzetten meer werk. Ook kan de verdeling van taken efficiënter plaatsvinden.
Laat de projectengineer weer engineeren
Gebruikmaken van een standaard vergt minder aandacht van de projectengineer. Dit geldt vooral voor objecten die regelmatig voorkomen en als ‘gesneden koek’ worden gezien. Immers één keer goed gedefinieerd, altijd hetzelfde. Hierdoor heeft de engineer weer meer tijd over om in zijn projecten na te denken over de technische oplossing voor de complexere items in zijn project. Hij kan dus veel eerder in zijn project met deze vraagstukken aan de slag, wat uiteindelijk resulteert in een beter doordacht ontwerp.
Heeft een standaard dan alleen maar voordelen? Het woord standaardiseren roept vaak ook minder positieve energie op. Begrijpelijk, als je bedenkt dat er ingeleverd wordt op flexibiliteit en keuzemogelijkheden. Toch zal een standaard met zijn tijd mee moeten gaan, waardoor we ook kunnen spreken over een dynamische standaard of het creëren van uniformiteit. Een standaard is een mooi streven, maar bedenk dat er veel teamleden zijn die invloed hebben op een standaard. Juist daar zit de uitdaging. Het team bepaalt tenslotte het succes.
Eerst standaardiseren, dan automatiseren
Om te komen tot een goede standaard, moeten veel keuzes gemaakt worden. Dit zorgt er vaak voor dat verschillende teams met elkaar in gesprek gaan, waardoor gezonde discussies ontstaan die eerder niet gevoerd zijn. Standaardisatie vraagt om afstemming over de verschillende disciplines heen. Een standaard is daarbij geen wet, maar een middel om tot uniformiteit te komen. Daardoor blijf je in beperkte mate flexibel. Het is belangrijk om te starten met standaardiseren, alvorens de standaard en het proces te verankeren ofwel te automatiseren. Het vormen van een goede (multidisciplinaire) standaard kost veel meer tijd dan het automatiseren ervan. Daarover vertellen we meer in één van onze volgende blogs.
Overweegt u te starten met een standaardisatietraject voor één of meerdere disciplines? Wij geven regelmatig webinars ten aanzien van dit onderwerp. Interessant? Sluit vooral aan!
