Met een nieuw LIMS voor het managen van proefdierstudies kunnen onderzoekers in het proefdierhuis van het Nederlands Kanker Instituut (NKI) nu met één persoon blind randomiseren. Er is met dit studiemanagementsysteem een professionaliseringsslag gemaakt. Data en rapporten zijn een stuk overzichtelijker en altijd up-to-date.
Met de ingebruikname van een professioneel LIMS kan NKI eindelijk gaan bouwen aan een betrouwbaar en overzichtelijk studiemanagementsysteem voor zijn proefdieronderzoek. Een lang gekoesterde wens komt hiermee in vervulling. Het instituut was al jaren op zoek naar een goed laboratorium management systeem voor zijn blind gerandomiseerde studies, maar geen pakket leek te voldoen aan de specifieke eisen. Met de vorig jaar geïnstalleerde sofware blijkt het toch mogelijk: een LIMS met zoveel flexibiliteit waar de in-house it’er alleen maar van kan dromen.
Van Excel-applicatie naar LIMS
Voor de komst van het LIMS, iLES van iVention, verliep het databeheer met een Excel-applicatie. Op zeker moment liepen Marieke van de Ven (Head of Mouse Cancer Clinic) en Sander Morrien (Informatiemanager) bij het proefdierhuis van het Nederlands Kanker Instituut (NKI), echter vast op de rigiditeit van hun Excelsheets. Met 120-160 interventiestudies kampten ze met grote overzichten die niet meer voldeden aan de eisen voor overzichtelijk en foutloos werken
Studiemanagementsysteem voor proefdieronderzoek
Van de Ven licht de beperkingen van het werken in Excel toe: “De Excelsheets die we hadden gemaakt, waren op zich best goed. Met pop-ups en veel formules. Toch is het beperkend, want je kunt nooit tegelijk in één systeem werken en bij het invoeren en aflezen worden fouten gemaakt, dat blijft mensenwerk. Bovendien moesten er altijd twee personen aanwezig zijn bij het dubbel blind randomiseren; de één met de proefdiermuis in de hand en de ander met de computermuis.”
Morrien haakt hierbij aan: ”Wij zochten specifiek naar een studiemanagementsysteem dat een individueel proefdierbehandelplan kan bijhouden en daarnaast kan afzetten tegen het behandelschema van alle proefdieren in dat cohort. Met iLES kan dat nu en we kunnen daarnaast elke behandeling (‘treatment arm’) nauwkeurig, en per tijdspunt, definiëren.”
Complex Programma van Eisen
En dat is een groot voordeel. Want de complexiteit bij de in vivo experimenten van het NKI is dat zij een proefdier pas in een behandelgroep zetten, zodra de tumor een bepaalde grootte heeft. Van de Ven: “Bij veel interventiestudies wordt gewerkt met een vast startmoment voor alle dieren, maar op onze manier is de data realistischer en hoef je minder te werken met gemiddelden. Het genereert alleen wel een heleboel extra parameters en variabelen."
Morrien beaamt dit: “Wij hebben inderdaad een uitgebreid stappenplan met veel kleine stappen, dus ons Programma van Eisen was complex. Toen wij in april 2023 met de implementatie van iLES begonnen, heb ik vaak met iVention om tafel gezeten. De standaardmodules stonden al snel, maar 80% daarvan ging niet voor ons op. Gelukkig kon ik veel zelf aanpassen en was de leverancier altijd bereid om samen aan het systeem te sleutelen.”
Medewerkers betrekken bij de LIMS-implementatie
Een nieuw systeem uitrollen is altijd spannend en kan weerstand bij de medewerkers oproepen. Van de Ven was dat voor: “Daarom hebben we bewust vanaf het begin een aantal van onze biotechnici gevraagd om mee te denken met de wensen voor dit LIMS.” De onderzoekers waarvoor ze werken, zijn in een latere fase geïnformeerd. Die krijgen alle behandeldata nu in uniforme, nette en professionele rapportages op maat aangereikt. “Dit maakt de data veel overzichtelijker. In de toekomst willen we ook nog grafieken kunnen plotten via het LIMS.”
Direct proefdraaien
Er werd al snel proefgedraaid met de nieuwe applicatie. “We kregen het advies om onze nieuwe studies al direct in het nieuwe systeem te zetten. Dan doe je in het begin veel dubbel werk, maar inmiddels zijn we deze overgangsfase voorbij en staat alles in het nieuwe data management systeem. Nu moet het zich gaan uitbetalen in nauwkeuriger en efficiënter werken”, vult Van de Ven aan.
Nieuwe procedures, minder fouten
Uiteraard is zo’n digitaal systeem voor iedereen nieuw. Zo moesten ook de medewerkers van het proefdierhuis het zich eigen maken. Natalie Proost, facilitair coördinator Mouse Cancer Clinic, deelt haar ervaringen: “We moesten op best veel vlakken aanpassen; onze procedures veranderden, onze vaste routines gingen op de schop en de data zag er opeens anders uit.”
Ze reflecteert: “Ja, het was wel even wennen om te werken met de nieuwe - digitale - schuifmaat om de tumoren op te meten. Daarentegen was het extra chippen van de dieren zo geleerd.
Proost doelt op de teen(koot)knip en de oorknip die bij genetisch gemodificeerde (GM)-muizen dienen voor de identificatie en voor genetische karakterisatie. Bij de oorknip worden één of meer driehoekjes of rondjes uit één of beide oren geknipt of geponst. Deze methode wordt bij voorkeur ruim vóór de speenleeftijd uitgevoerd.” Boeije: “Ja, met het nieuwe systeem is er één groot voordeel, we kunnen geen fouten meer maken bij het aflezen van de oorknip. Dat ging vaak fout bij de 4 en de 7. En wat enorm fijn is, is dat we geen tumormetingen meer hoeven over te typen uit Excel. Zo maken we minder fouten en zijn de resultaten objectiever.”
Data altijd up-to-date
Tijdsbesparing was niet de inzet van de automatiseringsslag. Het borgen van de kwaliteit des te meer. “De controles lijken gevoelsmatig niet sneller,” vervolgt Boeije, “ ook al kun je de dieren en kooien nu gewoon scannen. Dat komt doordat we meer moeten aanvinken, doorklikken en keuzes moeten maken. Je vinkt nu een vakje aan na de dagelijkse controle of je markeert een dier met een vinkje voor extra controles tussendoor.”
Proost vult haar aan: “Uiteindelijk kost de rest van het werkproces wel minder tijd. En de data is altijd up-to-date. Je ziet het behandeloverzicht en de behandelgeschiedenis in één oogopslag. Of je krijgt een melding als je een controle vergeten bent of bij een out-of-spec. Want het LIMS doet ook de berekeningen voor ons. Zo loop je aan het einde van de dag toch fijner naar huis, omdat je het gevoel hebt alles meer onder controle te hebben.”
LIMS wensenlijstje
De mogelijkheden zijn met dit studie management systeem enorm toegenomen, legt Morrien uit. “We hebben laatst een resistentiestudie uitgevoerd, waarbij we een stuk of 50 variabelen hadden. Dat had ons voorheen zeker 1000 Excelsheets gekost, maar nu kan ik dat softwaretechnisch in een paar uurtjes opzetten.”Van de Ven is tevreden over hun stap naar een professioneler systeem en ziet kansen voor de toekomst. “Ik zou graag de zoekfuncties binnen het iLES systeem verder laten uitwerken. Als onderzoekers dan een bepaalde cellijn willen testen, kunnen we nagaan of deze al eerder is gebruikt en wat toen de resultaten waren. Beter opzoekbare data zorgt uiteindelijk ook voor minder proefdiertesten.”
